【大学】ゼミの教授の正しいメールの送り方と注意点:教授はこう送っときゃ大丈夫!

  • 風邪で休みたい
  • 急用で休みたい
  • 連絡事項がある

などなどゼミの教授に限らずに大学の教授にメールをしないといけないことは多いと思います。

ですが、大学生のほとんどは社会経験がなく・・・メールの正しい送り方や伝え方が分からないから、困っている人も多いはず!

僕も適当にメール送っていたら怒られた。笑

そんなときに役立つ状況別の送り方をご紹介していきます。

教授にメールを送るときに気をつけるべき3つのことと正しい送り方

教授にメールを送る時に気をつけるべき3つのことと正しい送り方についてまずはご紹介していきます。

複数人に送りたいのにTO・CC・BCCを入力しないで送ってしまう

これ!めちゃくちゃやってしまいます。僕も意味がわからずにこの3つに何も入力しないで送っていました・・・。

基本はGmailでのやり取りだと思うんですが、TO・CC・BCCはしっかりあるので3つの意味をしっかり理解して使いましょう!

3つの意味は、

  • TO:メールの宛先。基本は教授の名前。(例:山田太郎教授のメールアドレス)
  • CC:カーボン・コピーの略。CCにはアドレスを入力することで一斉送信ができる。
  • BCC:ブラインド・カーボン・コピーの略。BCCに入力したアドレスはTOの人にもCCの人にも見られない。

ほとんどの場合、ぶっちゃけTOを入力することしかありません!

教授だけに入力するときはTOだけで大丈夫ですが・・・ゼミの他の生徒にも一斉に送りたいときや企業、他の教授の先生にも同時に送りたいときはCC or BCCを入力しましょう。

別にコピーして送る必要な人全員に送ればいいって言われたらそれまでだけど・・・効率的なメールの使い方として覚えておいて!
GmailでCCとBCCが見つからない?

TOはあるけどCCとBCCがない!と困っている人は・・・TOの右にある下マークをクリックすると表示されます。


件名にゴリゴリの挨拶文を書いてしまう

なんでダメなの?

一目で誰がいつの話を何を言いたいのかが伝わらないから

最悪な例

正しい例


まず件名はなんであるのかを考えてみると・・・連絡事項を教えるのはもちろんですが、何よりメールでスマホに通知が来たときに一目で用件が分かるようにするためです。

件名を入力するとスマホの通知で一目で分かる

  • あなたは誰?
  • なんの用?
  • いつの話?

この3つを全てまとめたものが件名になります。

理由はまだ書かなくていい!見たきゃ教授も開くからね・・・とりあえず、自分の伝えたいことをギュッと縮めたものが件名になるよ
MEMO

学部と学科、学年はゼミの先生以外のあまりお世話になっていない教授の場合はしっかり記載しましょう。

丁寧に書きすぎるorサボりがバレないように長文になりすぎる

なんでダメなの?

あなたの用件と理由を知りたいだけだから

最悪な例

正しい例


僕もよくやってしまうんですが・・・ゼミをサボったり、嘘じゃないことを主張しようとしすぎるときにどうしても長々と文章を書いてしまい結局何が言いたいのかがはっきりしない文になってしまうことが多いです。

でも・・・シンプルすぎても申し訳ないという気持ちも分かりますが、次の3つを意識すると綺麗な文章になりますよ!

  1. まず簡単すぎるくらいに自分の自己紹介(学籍番号、名前)
  2. メールを送った用件を説明する
  3. 最低限に必要な理由を説明する

この3つだけを頭に入れておけば完璧なメールになります。

この3つだけ!他に何も考えちゃいけない!
注意
教授に対して絵文字や笑などのラフなメールを送るのは厳禁です。いくら仲がいい先生でもほぼ怒られます。笑

教授からメールが!正しい返信方法

教授からのメールが入って来たけど・・・正しい返信方法がわからない人にコツや気をつけるポイントをご紹介していきます。

MEMO
基本的に自分からメールを送る時も教授からのメールの返信も変わりはありません・・・なので、教授からのメールも先ほどの3つを頭に入れておけばだいたい大丈夫です。

ですが!!!ここだけは気をつけてね、っていうポイントを少しご紹介していきます。

“Re:”は残したまま送る

なんでダメなの?

教授の話を無視していることになっちゃうから

受信したメールを返信しようするときに・・・自動的に件名の部分に”Re:”と表記されるはずです!

このRe:の意味ですが・・・レスポンス(response)と勘違いする人が多いんですが、実はres(主題)という意味なんです。

なので・・・これを消してしまうと、教授の話を無視していきなり自分の話をしていることになってしまうからです。

1通のメールでいくつもの用事について書き込んでしまう

なんでダメなの?

まとめているように感じるかもしれないが、送られた側からすると後で見直すときにゴチャゴチャになっちゃうから

やりがちなミス

誰もがやってしまうことがあるんではないでしょうか?これは正しくは間違えています!

原則、

1件のメールにつき1つの要件

というルールを守って教授に返信しましょう。

もしも2つの要件があるときは

  • 教授から来たメールに関して返信を先にする
  • その後伝えたい内容のメールで別途送る
  • 2度送る時は、”度々すみません”と文の始めにつけると100点

この3つを頭に入れて返信&送信をしてみてください!

返信に関係のする2つのことだったらいいけど、別件だったらもう一度違うメールとして送ろうね。件名も変えてね!

メールを送る前に確認したい10項目

最後にメールを送る前に確認したい10項目を載せておくので、しっかり確認した後に送信しましょう。

  • TO、CC、BCCは送りたい人になっているか?
  • 件名はシンプルで長すぎないか?
  • 件名を見ただけで誰がいつの何の用で送ってきているか分かるか?
  • 本文はシンプルで長すぎないか?
  • 絵文字や笑など友達とのLINEのようになっていないか?
  • しっかり簡単な自己紹介を本文で出来ているか?
  • 用件の内容と理由は書いているか?
  • ゼミや授業の欠席の場合は、言い訳を並べただけの文章になっていないか?
  • 返信のRe:はしっかり残っているか?
  • 1つのメールでたくさんの主題について話ていないか?

これを確認してから送信で完了です!

最後に誤字・脱字はないか一応確認ね

メールの正しい使い方はこの本がおすすめ

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