【大学】ゼミの教授の正しいメールの送り方と注意点：教授はこう送っときゃ大丈夫！

• 風邪で休みたい
• 急用で休みたい
• 連絡事項がある

などなどゼミの教授に限らずに大学の教授にメールをしないといけないことは多いと思います。 ですが、大学生のほとんどは社会経験がなく・・・メールの正しい送り方や伝え方が分からないから、困っている人も多いはず！

教授にメールを送るときに気をつけるべき3つのことと正しい送り方

教授にメールを送る時に気をつけるべき3つのことと正しい送り方についてまずはご紹介していきます。

複数人に送りたいのにTO・CC・BCCを入力しないで送ってしまう

これ！めちゃくちゃやってしまいます。僕も意味がわからずにこの3つに何も入力しないで送っていました・・・。 基本はGmailでのやり取りだと思うんですが、TO・CC・BCCはしっかりあるので3つの意味をしっかり理解して使いましょう！ 3つの意味は、

GmailでCCとBCCが見つからない？

TOはあるけどCCとBCCがない！と困っている人は・・・TOの右にある下マークをクリックすると表示されます。

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件名にゴリゴリの挨拶文を書いてしまう

なんでダメなの？

一目で誰がいつの話を何を言いたいのかが伝わらないから

件名を入力するとスマホの通知で一目で分かる

丁寧に書きすぎるorサボりがバレないように長文になりすぎる

なんでダメなの？

あなたの用件と理由を知りたいだけだから

1. まず簡単すぎるくらいに自分の自己紹介(学籍番号、名前)
2. メールを送った用件を説明する
3. 最低限に必要な理由を説明する

この3つだけを頭に入れておけば完璧なメールになります。

教授からメールが！正しい返信方法

教授からのメールが入って来たけど・・・正しい返信方法がわからない人にコツや気をつけるポイントをご紹介していきます。

“Re：”は残したまま送る

なんでダメなの？

教授の話を無視していることになっちゃうから

受信したメールを返信しようするときに・・・自動的に件名の部分に”Re：”と表記されるはずです！ このRe：の意味ですが・・・レスポンス(response)と勘違いする人が多いんですが、実はres(主題)という意味なんです。 なので・・・これを消してしまうと、教授の話を無視していきなり自分の話をしていることになってしまうからです。

1通のメールでいくつもの用事について書き込んでしまう

なんでダメなの？

まとめているように感じるかもしれないが、送られた側からすると後で見直すときにゴチャゴチャになっちゃうから

誰もがやってしまうことがあるんではないでしょうか？これは正しくは間違えています！ 原則、

1件のメールにつき1つの要件

というルールを守って教授に返信しましょう。 もしも2つの要件があるときは

メールを送る前に確認したい10項目

最後にメールを送る前に確認したい10項目を載せておくので、しっかり確認した後に送信しましょう。

• TO、CC、BCCは送りたい人になっているか？
• 件名はシンプルで長すぎないか？
• 件名を見ただけで誰がいつの何の用で送ってきているか分かるか？
• 本文はシンプルで長すぎないか？
• 絵文字や笑など友達とのLINEのようになっていないか？
• しっかり簡単な自己紹介を本文で出来ているか？
• 用件の内容と理由は書いているか？
• ゼミや授業の欠席の場合は、言い訳を並べただけの文章になっていないか？
• 返信のRe：はしっかり残っているか？
• 1つのメールでたくさんの主題について話ていないか？

これを確認してから送信で完了です！

メールの正しい使い方はこの本がおすすめ

ビジネスメールを書く時にやってはいけない13の危険なこと　送信前のチェックに役立つチェックリストつき。10分で読めるシリーズ

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椥辻夕子,ＭＢビジネス研究班 まんがびと 2015-12-25

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