ToDoリストのタスク管理は逆効果?スケジュールにするべき3つの理由

ToDoリストは一般的に
  • 物事が整理できる
  • やることが目に見えるから忘れない
  • 作業効率が上がる
と偏見を持っている人や誤解をしている人が多いです。 実は、あなたのストレスの原因になっていたり、リスト化された事柄をほとんどやれていなかったり・・・デメリットがほとんどなんです。 そこでToDoリストからスケジュールにするべき理由をご紹介していきます。

ToDoリストって?

やることをリスト化しておくこと

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理由1:ToDoリストに関する研究結果が酷すぎる

ToDoリストをしている人は大抵は、仕事や家事などで忙しい人でタスク管理を頭で行うことが難しい人だと思います。 日常的にToDoリストを行っている人の統計結果から
予定されているリスト化したタスクの41%が完了しなかった。 完了したタスクの50%は1日以内に終わった。 完了したタスクの18%は1時間以内に終わった。 完了したタスクの10%は1分以内に終わった。 完了したタスクの15%がToDoリストにしてすぐに完了した。

引用:The BUSY PERSON’S GUIDE TO THE DONE LIST

という研究結果が出ているんです。 つまり何が言いたいかというと・・・ 自分がToDoリストに書いたタスク(仕事・作業)の41%は一生かかっても終わらなかったけど、達成できたタスクを見てみるとほとんど書いてすぐに達成していた。ってことです。

結局すぐにやり始めないと一生かかってもやらないことがほとんどってことだね
このToDoリストの研究結果から、ほとんどの人はToDoリストの本来の役割を果たしていないことが分かります・・・ 1日以上かかってしまうタスクは一生かかっても達成できないタスクなんですから。
MEMO
しかもこのタスクは誰でも出来るようなランニングだったり、読書など必要だと思っている作業から美容院や病院などの必須の予定をToDoリストにしています。

理由2:ToDoリストよりもスケジュールの方がストレスが軽減される


図で表すと・・・
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ToDoリストとスケジュールの違いが少し曖昧ですが、
  • ToDoリストは達成すべき結果のみをリストとして書く
  • スケジュールは達成すべき結果に向けた行動を書く
という違いがあります。

福丸

結果を書くか過程を書くかの違いだね。
そして、ToDoリストをするときに覚えてもらいたい単語としてツァイガルニク効果というものがあります。 これは、達成したことよりも未達成のことの方が人間は覚えていてストレスの原因になる現象のことです。

福丸

未達成のタスクが増えていけばいくほどストレスの原因になるんだね
ToDoリストの未達成率が59%ということは100個のタスクの中で59個のタスクが溜まっていくことですから・・・自分への精神的な負担やストレスもどんどん大きくなっていきます。 逆にスケジュールにすることで
予定にすることで目標の達成確率を上昇させて、認知活動を削減する

引用:Journal of Personality and Social Psychology

という研究結果も出ています。
認知活動の削減とは?
外部からの情報や誘惑に負けることなく自分の計画を貫きやすくなるということを意味しています。
ツァイガルニク効果もToDoリストからスケジュールにタスクを入れていくだけでなくなるという研究結果も出ています。

理由3:成功者はすべてスケジュールで管理している

偉人や皆さんが知っている成功者のほとんどはToDoリストではなくスケジュールで時間管理をしています。 スティーブ・ジョブズ、マーク・ザッカーバーグ、ビル・ゲイツ、イチローなどなど馴染みの深い成功者に共通する言葉”ルーティン(毎日決まった時間に決まった作業をすること)”を行っていますが、これもすべて1日のスケジュールで管理されています。 成功者は達成することを頭で想像するのではなく、自分に大切なことを頭で想像して行動します。

福丸

達成しなければいけない義務感はないんだね
成功者に見える共通点として2つをご紹介します。

タイムブロッキング


表で表すと・・・
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スケジュール表に自分のやるべきタスクを入れることをタイムブロッキングと言います。 毎日のスケジュールに自分にとって大切なことを入れる作業のことです。 仕事だけでなく、健康を考えてランニングだったり、スキル磨きを考えて読書だったり・・・自分にとって必要なことをタイムブロッキングしていきます。 成功者の多くはこのタイムブロッキングを15分単位で設定することにより、自分の目標達成率を最大限高めたり、精神的負担を出来るだけ減らしているそうです。

1日のスケジュールは優先度順で埋めていく


表で表すと・・・
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人間の集中力は起きてからの2時間が最も高いと言われています。 そして、単純に予定を組むときに大切なタスクから順番に行うことで”楽・辛い”という感情でタスクをするのではなく、自分に必要な順番でタスクを行うことができます。 経験上友達からの遊びの誘いだったり、急な用事などによってスケジュールはめちゃくちゃになります。自分に今必要なことを朝からやってしまうことが大切です。
MEMO
朝のタスクは出来るだけクリエイティブな作業が効果的です。 朝に自分にとって嫌いなタスクを済ませちゃおうという人もいますが、最大限頭が回っている時間の使い方としては勿体無いです。

タスクはデイリー手帳で管理する

月間手帳だったり、週間手帳だったりありますが時間管理をするときにおすすめなのはデイリー手帳です。1日24時間を細かく分けてやるべきこと、予定を埋め込んでいきます。 自分のやるべきことが明確になりますし、自分の行動を習慣づけやすいです。 ぜひスケジュールで時間を管理する際はデイリー手帳を使いましょう。

Tatsuya

不思議なことに意識が全然変わる!
ToDoリストからデイリー手帳にタスク管理を変えた結果として、
  • 行動を逆算して考えられるようになった
  • 感情だけで行動しなくなった
  • 作業効率が上がった
と良いことづくしなので、ぜひ皆さんにもやってもらいたいです。

「1440分の使い方」を読めば時間の使い方はバッチリ

※今ならKindleUnlimitedの無料体験で読み放題です。 ToDOリストとスケジュールの関係性から1日1440分の使い方について大切なことを研究結果・統計、成功者の考え方を参考に勉強することができます。 僕がこの本を読んで学んだこととしては、
  • 1日でどれだけ無駄な時間を過ごしているのか?
  • 自分に有益だと思っていた過ごし方が無駄だった(1日の作業時間など)
  • 成功者の時間の使い方
  • やりたくないことを先延ばしにしている癖をどう治すか?
  • 朝の時間の正しい使い方
を特に学べました。

この記事も「1440分の使い方」に沿って学んだことから記事を書いているよ。まだまだ書き足りないし本の方が詳しく書いてあるから気になる人は読んでみて